【5月31日まで】特定技能の「定期届出」、もう済んだ？法改正と丸投げの違法リスクを解説

「うちの会社で働いてる外国人スタッフ、よく頑張ってくれてるけど、そういえばビザの種類までは把握してないな…」

「外国人のサポート会社に全部お任せしているから、よくわからない」

そんな経営者様、いらっしゃいませんか？

もし、あなたの会社で働いている外国人スタッフが「特定技能」というビザ（在留資格）である場合、会社として国（入管）に提出しなければならない超重要な書類があります。

それが「定期届出」です。

2026年4月、この定期届出に関するルールが大きく変わりました。「知らなかった」では済まされない、コンプライアンス（法令遵守）に関わる重要ポイントを、行政書士がわかりやすく解説します！

【超基本】「そもそも、うちの外国人のビザがわからない…」という方は今すぐコレを！

「定期届出と言われても、そもそも自社のスタッフの在留資格（ビザ）が何なのかわからない」という方。

そんな方は、今すぐその外国人スタッフの「在留カード」を確認してください！

在留カードとは、外国人が常に持ち歩いている、顔写真付きのプラスチック製のカードです。 カードの表面の真ん中あたりに「在留資格」という項目があります。そこに「特定技能」と書かれていたら、今回の「定期届出」の対象です。

もし「特定技能」と書かれているのに、まだ何も手続きをしていないなら、本当に時間がありません。以下の内容を大至急チェックしてください！

1. そもそも特定技能の「定期届出」って何？

「定期届出」とは、外国人を雇っている会社が、「うちの会社では、外国人がこんな風に働いていて、会社としてこんなサポートをしていますよ」と国（入管）に報告するための書類です。

これは法律で決められた企業の義務です。

「忙しいから」「忘れていた」は通用しません。対象の期間中に、たとえ1日でも雇用していれば、実際に現場で働いたかどうかにかかわらず提出が必要です。

2. 【2026年スタート】提出は「年1回」に！いつまでに何を出す？

かつては「3ヶ月に1回（年4回）」と非常に面倒だった定期届出ですが、法改正により「年1回」にまとまりました。

• 報告する期間： 毎年4月1日〜翌年3月31日（1年分）
• 提出する期間： 翌年の4月1日〜5月31日の間
• 新ルールの初回提出： 2026年4月1日〜5月31日

提出回数が減った分、1回にまとめるデータ量は1年分となり、ミスが許されなくなりました。「たった1回の提出」の重要性が、以前よりも格段に上がっています。

3. 【要注意！】「サポート会社に丸投げ」は違法になるリスク大

今回のルール変更で、社長が一番気をつけなければならないのが「誰に書類を作ってもらうか」です。

外国人の生活サポートなどを「登録支援機関（サポート会社）」に委託している企業は多いと思います。しかし、「定期届出の書類作成も、いつものサポート会社に丸投げしよう」と考えているなら、今すぐストップしてください。

2026年1月に「行政書士法」という法律が厳しくなりました。 役所に提出する書類を、お金をもらって作成できるのは、原則として行政書士と弁護士だけです。

• ❌ 違法になる可能性が高いケース
  サポート会社が「支援委託費」などの名目でお金をもらいながら、定期届出の書類を最初から最後まで全部作ってあげる行為。
• ❌ バレたらどうなる？
  法律違反として、書類を作った本人だけでなく、そのサポート会社（法人）も1年以下の拘禁刑や100万円以下の罰金に処されるリスクがあります。
  「じゃあ、頼んだウチの会社はセーフ？」…と思っていても危険です。不正な届出をした」とみなされ、最悪の場合、戦力となっている外国人スタッフを失い、新しい外国人を雇えなくなる（受入れ停止）という致命的なペナルティを受けるおそれがあります。

✅ 正解のアクション
サポート会社ができるのは「自分たちがやったサポート内容の報告」や「情報集めのお手伝い」までです。書類の作成や最終チェック、国への提出は、専門家である「行政書士」に依頼するのが一番安全で確実です。

4. 準備する書類が山積み？早めの準備を！

新しい定期届出では、書類の様式が新しくなりました（「参考様式第3-6号」という1つの書類にまとまりました）。

ここで厄介なのが、大企業や過去に優良な実績がある会社以外（多くの中小企業がここに含まれます）は、たくさんの証明書をかき集めなければならないという点です。

• 納税証明書（その3）
• 労働保険や社会保険料をきちんと払っている証拠の書類
• 会社の登記簿謄本（登記事項証明書）
• 役員の住民票　など

これらを役所や年金事務所で集めるには、かなり時間がかかります。5月末の期限ギリギリになって慌てないよう、今すぐに動き出しましょう。

5. 【カン違い注意】「面談」は今まで通り3か月に1回

書類の提出が「年1回」になったことで、「外国人スタッフとの定期面談も年1回でよくなった！」と勘違いする方が続出しています。これは間違いです。

外国人スタッフとの「定期面談」は、これまで通り必ず3か月に1回以上おこう必要があります。 オンラインでの面談も認められていますが、「1年に1回は、直接会って顔を見て面談すること」が義務付けられています。面談を怠ると、来年の届出の際に報告できなくなってしまいます。

6. もし定期届出を忘れたら？会社を襲うペナルティ

「よくわからないから放置しよう」は絶対にNGです。定期届出をせずに放置したり、ウソの報告をしたりすると、会社に重いペナルティが下されます。

1. 罰金：
   30万円以下の罰金を取られる可能性があります。
2. 新しい外国人を雇えなくなる：
   ペナルティとして、特定技能の外国人を新しく受け入れることができなくなります。
3. 今いるスタッフのビザ更新が不利に：
   いま頑張ってくれている外国人スタッフのビザ延長（在留期間更新）の審査で「この会社はルールを守っていない」と判断され、更新できなくなる（＝帰国しなければならなくなる）おそれがあります。

まとめ：2026年春の定期届出は「行政書士」にご相談を

特定技能の外国人を雇う以上、「定期届出」は避けては通れない会社の義務です。

2026年4月の提出からは、「年1回の提出を忘れずに行うこと」そして何より「サポート会社への丸投げをやめ、法律違反にならない正しい方法で書類を作ること」が求められます。

「うちの会社はどうすればいい？」と少しでも不安に思ったら、まずは外国人雇用に詳しい行政書士に相談してみてください。

正しい知識で、自分の会社を守りましょう！