「電子契約でお願いします」―― 取引先から、こんなふうに言われる場面が増えていませんか？
クラウドサインやGMOサインなどのサービスが広がり、 電子契約は企業間の取引でも身近なものになりました。 自社で導入していなくても、 取引先から電子契約での締結を求められることがあります。
ただ、 「電子契約とは何か」「紙の契約書と何が違うのか」 とあらためて聞かれると、 実はよくわからないという方も多いのではないでしょうか？
PDFにすれば電子契約になるの？ 電子印鑑を押せばいい？ 電子署名や専用のサービスも必要なのかな……。
今回は、会社で契約書を作って締結する流れをイメージしながら、電子契約の基本についてやさしく説明します。
電子契約とは？紙ではなく電子データで契約を締結する方法
結論からいうと、電子契約とは、 紙の契約書ではなく、電子データを使って契約を締結する方法 です。
法律上、「電子契約」という言葉に一つの統一された定義があるわけではありませんが、 一般には、紙ではなく電子データによって締結する契約を電子契約と呼んでいます。
何かまったく新しい種類の契約があるわけではなく、 これまで紙で行っていた契約締結を電子データを使って行う イメージです。
「電子契約書」という特別な種類のファイルがあるわけでもなく、実務ではPDF形式の契約書がよく使われています。
ただ、ここで注意すべきなのは、 「契約書をPDFにすること」と 「PDFなどの電子データを使って契約を締結すること」は違う という点です。
この違いについては後ほど詳しく説明します。
なぜ電子契約が増えている？メリットはスピード・手間・コスト
では、なぜ紙から電子契約に変える会社が増えているのでしょうか？
まず、業務効率化です。
紙の契約書の場合、印刷し、必要に応じて製本し、 署名や押印をして郵送し、相手から返送してもらい、 最後はファイルなどに保管します。
かなり手間がかかりますし、印刷代や郵送代もかかります。
電子契約ならこうした作業のかなりの部分をオンラインで行えます。 郵送を待つ必要がなく、離れた場所からでも締結できるため、 契約までの時間を短縮しやすくなります。
印刷代や郵送代、紙の契約書の保管スペースも減らせます。 契約書を電子データで管理すれば、 「あの契約書、どのファイルに入っていたっけ」と 探す手間も減らしやすくなります。
つまり、 スピードや手間、コストの面でメリットがある のです。
電子契約なら印紙は不要？
もう一つ、金額面で目につきやすいのが印紙代です。
紙で作成すると収入印紙が必要になる契約書でも、 電子データだけで締結する場合、その電子データ自体には印紙税は課されません。
国税庁も、印紙税の対象となる「文書」に電磁的記録は含まれないため、 電子メールで送信した電磁的記録には印紙税は課税されないとしています。
印紙税の対象となる契約書を数多く締結する会社では、 印紙代だけでもかなりの差になることがあります。
電子契約のやり方・締結の流れ
では、電子契約は実際にどのような流れで行うのでしょうか。
ある企業で契約書を締結するときの流れを思い浮かべてみましょう。
電子契約が主に登場するのは、 上記の流れのうち「契約締結」の場面です。
紙であれば、最終的な契約書を印刷し、署名・押印し、 相手方に送り、相手方にも署名・押印してもらいます。
一般的な電子契約サービスでは、 契約書のデータをアップロードして契約の相手方に送り、 相手方が内容を確認して「同意する」というボタンを押すなどの操作をします。
サービスによって仕組みは異なりますが、 その後、電子署名が付されたり、 誰がいつ同意したのかという操作記録が残ったりして、 締結済みの契約書が電子データとして保存されます。
最近は、契約書の作成から社内承認、契約締結、締結後の管理までまとめて行えるサービスも出てきています。
電子契約の基本を理解するなら、まずは 「紙で行っていた契約締結の手続きを電子で行うもの」 と考えれば十分だと思います。
「同意する」を押すと、なぜ契約になるの？
ここで「そもそも、契約っていつ成立するんだっけ？」と思った方。
契約は、原則として 申込みと承諾によって成立します。
たとえば、「この商品を10万円で売ります」という申込みに対して「10万円で買います」と承諾すれば、基本的にはそこで契約が成立します。
契約書を作ったことや、ハンコを押したこと自体が、 原則として契約成立の必須条件というわけではありません （一部の契約では、例外もあります）。
電子契約でもこの基本は変わりません。
電子契約サービスで 「この契約内容で契約してください」と送られてきた契約書を確認し、 「この内容で契約します」という意味で 「同意する」などの操作をしたのであれば、 その操作が承諾にあたるということです。
紙でも電子でも、この基本は同じです。
電子契約はいつ成立する？申込みと承諾がポイント
では、電子契約はいつ成立するのでしょうか。
契約書をPDFにしたときでも、電子署名が付いたときでもなく、 見るべきポイントは 「申込みに対する承諾がいつされたのか」 です。
一般的な電子契約サービスで、 相手方が「同意する」などの操作によって承諾する仕組みであれば、 その承諾が申込みをした側に到達したところで 契約成立と考えることになります。
つまり、 「電子署名が付いたから契約が成立した」のではなく、 「申込みに対して相手方が承諾したから契約が成立した」 と考える方が正確でしょう。
電子契約サービスには、 誰がいつ同意したのかといった記録が残るものもあるため、 後から締結の経緯や時期を確認しやすいというメリットもあります。
契約書をPDFにすれば電子契約になる？
「契約書をPDFにすれば電子契約になるの？」
こんな質問をいただいたことがあります。
結論として、 PDFにしただけでは電子契約を締結したことにはなりません。
Wordで契約書を作り、「PDFで保存」をクリックした段階では、 単に契約書の電子ファイルを作っただけです。
では、そのPDFをメールで相手方に送り、
「確認しました。この内容で承諾します」
と電子的にやり取りした場合はどうでしょうか？
この場合は、 PDFなどの電子データを使って電子的に申込みと承諾を行っているため、一般には電子契約と呼ぶことができます。
つまり、電子契約をするために 必ず専用の電子契約サービスを利用したり、 電子署名を付けたりしなければならないわけではありません。
一方で、すでに紙の契約書への署名・押印によって契約が成立したあと、その紙をスキャンしてPDFにしただけであれば、契約自体は紙で締結したものです。
この場合PDFは、締結済みの紙の契約書を電子化して保存したものです。
| ケース | 考え方 |
|---|---|
| 契約書をPDFにしただけ | 契約書の電子ファイルを作っただけ |
| PDFをメールで送り、電子的に申込み・承諾をした | 電子契約になり得る |
| 紙で締結した契約書をあとからPDFにした | 紙の契約書を電子化したもの |
ポイントは「PDFかどうか」ではなく、 その電子データを使って、どのように申込みと承諾をしたのかです。 紙で締結した契約書をあとからPDFにした場合とは分けて考えます。
つまり、 「契約書がPDFかどうか」ではなく、 「その契約をどのような方法で締結したのか」 がポイントです。
電子契約に電子署名は必要？電子印鑑との違いは？
ここまで読むと、今度はこのような疑問にたどり着きます。
「申込みと承諾で契約が成立するなら、電子署名は何のためにあるの？」
電子署名は、契約を成立させるために必ず必要なものではありません。
紙の契約書でも、あとになって、
「これは本当にこの会社が作った契約書なのか」
「契約後に内容を変えていないか」
といったことが問題になることがあります。
電子データでも同じです。
電子署名は、簡単にいえば、 電子データについて 誰によるものなのか、 後から内容が変更されていないかなどを確認しやすくするための仕組み です。
また、一定の要件を満たす本人による電子署名が行われた電子文書については、 真正に成立したものと推定される仕組みがあります。
ちなみに、「電子印鑑」と「電子署名」もよく混同する言葉です。
「電子印鑑」という言葉は幅広い意味で使われていますが、 契約書の末尾に「印」という文字を入れたり、 赤いハンコの画像を貼り付けたりしただけで、 電子署名になるわけではありません。
紙のハンコの見た目を画面上に再現することと、 電子署名を付けることは別の話です。
電子署名について詳しく説明し始めると、 電子証明書やタイムスタンプなどの話にもつながるので、 この点は別の記事で詳しく取り上げたいと思います。
電子契約サービスは必須？PDFをメールで送る方法との違い
先ほど見たように、 専用の電子契約サービスは、 電子契約を成立させるための必須条件ではありません。
では、なぜ多くの会社が電子契約サービスを利用するのでしょうか？
会社で契約を扱う場合には、 契約が成立すればそれで終わり、というわけではない からです。
どのPDFが最終版なのか
誰が、いつ、その契約に同意したのか
契約後にデータが変更されていないか
締結済みの契約書をどこに保存するのか
必要になったときにすぐ探せるか
会社では、このようなことまで考えておく必要があります。
一般的な電子契約サービスでは、 契約書の送信、相手方の確認・同意、操作記録、電子署名、 タイムスタンプ、締結済みデータの保存・検索などを、 一つの流れで行いやすくなっています。
もちろん、すべてのサービスが 同じ仕組みや機能を備えているわけではありません。
契約の重要性や金額、 必要とする本人確認の水準などに応じて、 適切なサービスを選ぶことが大切です。
そのため、電子契約サービスは「使わなければ契約できないサービス」ではなく、
会社として電子契約を安全かつスムーズに運用し、 締結の記録やその後の保存・管理まで行いやすくするための仕組み と考える方が実態に近いと思います。
ひとことメモ：電子契約では「保存」も忘れずに
会社で電子契約をする場合には、 契約を締結したあとの保存についても考えておく必要があります。
たとえば、契約書のPDFをメールで送受信した場合などは、 電子帳簿保存法上の「電子取引」に当たります。
国税庁は、電子メールの添付ファイルを含め、 契約書などに相当する電子データをやり取りした場合には、 その電子取引データを保存する必要があるとしています。
そのため、「メールにPDFが残っているから、それで終わり」とは考えず、 会社として保存方法を整えておく必要があります。
一般的な電子契約サービスには、 締結済みの契約書を保存したり、 後から検索したりしやすい機能が備わっているものも多くあります。
ただ、 電子契約サービスを使えば、 それだけで自動的に電子帳簿保存法への対応が すべて完了する、という意味ではありません。
社内の保存方法や運用も含めて確認するのがよいでしょう。
電子帳簿保存法については少し話が広がりますので、 詳しくは別の記事で解説します。
「法律上必要」と「社内ルール」は別の話
電子契約の実務では、 「法律で必要とされていること」と 「会社が社内ルールとして決めていること」は別 ということを理解しておくことも重要です。
たとえば、
契約書には必ず「印」という文字を入れる
契約は必ず電子契約サービスで締結する
電子契約の手続きが終わるまでは業務を始めない
といったルールを、会社がリスク管理や業務管理のために設けることはとても有意義です。
たとえば、「うちの会社では契約書は必ず電子契約サービスで締結する」と決めておけば、契約書や証拠が担当者個人のメールボックスに散らばってしまうことを防ぎやすくなるでしょう。
しかし、 「法律上そうしなければならない」のか、 「自社ではリスク管理のためにそうしている」のかは別の話 です。
この違いがわかっていれば、 社内ルールを法律上の絶対条件のように扱って 取引を必要以上に停滞させたり、 逆に必要な社内手続きを軽視して 混乱を招いたりすることも防ぎやすくなります。
電子契約を導入するときには、 「この手続きは何のためにしているのか」 を一度整理してみるのをおすすめします。
電子契約の実務で使いやすい2つの工夫
最後に、実際に電子契約を扱うときに、 便利な工夫を二つ紹介します。
電子契約で送る前に、相手方にひと言確認する
一般的な契約について、 電子契約を利用する前に必ず別途相手方の同意を 取らなければならない、 という一律の法律上のルールがあるわけではありません。
一方で、相手方の会社には、
「電子契約を使ったことがない」
「社内の手続上、紙で締結したい」
「電子契約の送付先を担当者ではなく決裁者にしてほしい」
といった事情があるかもしれません。
そのため、いきなり電子契約サービスから契約書を送るより、
などと事前に確認しておくと、その後のやり取りがスムーズです。
法律上必要かどうかとは別に、相手方の契約手続に配慮するという意味でもひと言確認しておくのがよいでしょう。
契約書のひな形は、紙でも電子でも使える形にする
昔から使っている契約書のひな形には、
といった文章が入っていることがあります。
紙と電子のどちらでも使う可能性があるなら、 あらかじめ両方に対応できる文言にしておくと便利です。
たとえば、以下のようなハイブリッド形です。
実際には、利用する電子契約サービスや 社内の運用に合わせて文言を調整するのがよいでしょう。
まとめ｜電子契約は「PDFにするだけ」ではない
電子契約とは、 紙ではなく、電子データを使って契約を締結する方法 です。
契約書をPDFにしただけでは、 電子契約を締結したことにはなりません。
一方、そのPDFなどの電子データを使って電子的に申込みと承諾を行えば、専用の電子契約サービスを使わなくても電子契約は成立し得ます。
ただ、会社の実務では、契約を締結するだけでなく、 誰がいつ同意したのかを記録し、 締結した契約書を適切に保存・管理することまで考える必要があります。
そのため、電子契約サービスは 法律上の必須条件ではありませんが、 会社として電子契約を安全かつ効率的に運用するうえでは、 利用するメリットの大きい仕組みといえるでしょう。
以上、会社の実務でお役に立てれば幸いです！
契約書について「あと1点だけ」確認したい方へ
自社の契約書ではどう考えればいい？が残ったときに
一般論は分かったけれど、契約書について「ここだけ」専門家に確認したいという方は、「契約書ミニ質問」で行政書士にご質問いただけます。
契約書ミニ質問を見る1テーマ 3,300円（税込）／同じテーマで3往復まで
※契約書全体のレビュー・修正は含まれません。ご相談内容がミニ質問の範囲外となる場合は、お支払い前にご案内します。また、紛争になっている案件については、弁護士へご相談ください。
参考・出典
・文化庁 「電子契約に関する資料」 文化庁資料
・国税庁 「電磁的記録により契約書を作成した場合の印紙税の取扱い」 国税庁
・法務省 「押印についてのQ&A」 法務省
・デジタル庁 「電子署名」 デジタル庁
・法務省 「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により 暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」 法務省
・国税庁 「電子帳簿保存法一問一答・電子取引関係」 国税庁
※各資料は2026年9月15日確認
※本記事における法律・制度に関する記述は、 2026年9月時点の法令・公的情報をもとにした一般的な情報です。
※契約の成立時期、電子署名の方法、印紙税、 電子帳簿保存法上の取扱い等は、 契約内容や締結方法、個別の事情によって異なる場合があります。
※本記事は一般的な情報提供を目的とするものであり、 個別の案件について法的判断を示すものではありません。 実際の契約締結や運用にあたっては、 必要に応じて専門家へご相談ください。
